Office 365 Freigegebenes Postfach an deinem iPhone oder iPad einbinden

Freigegebene Postfächer haben vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Oft werden sie von mehreren Mitarbeiter genutzt, wie z.B. zentrale Mail-Adressen (Info, Support oder Vertrieb).

Unter Office 365 besonders interessant: Man benötigt KEINE Lizenz für eine Freigebenes Postfach. Man kann sich also bares Geld sparen!
Einzige Voraussetzung ist ein Benutzer, der darauf Zugriff hat. Du könntest also beispielsweise mit einem einigen Benutzer auf 2, 5 oder 100 EMail-Postfächer zugreifen und sogar auch EMails darüber versenden. Und brauchst dafür nur 1 Benutzer

Hierfür müssen nur die notwendigen Berechtigungen eingerichtet werden. Das kannst du über das gewohnte Office 365-Adminportal erledigen.
Bei Vollzugriff erscheint das Postfach kurze Zeit später ohne weiteres Zutun automatisch im Outlook der entsprechenden Mitarbeiter.

Diese automatische Integration funktioniert allerdings nur mit Outlook (ab Version 2013) und nicht mit mobilen Endgeräten, die via Active Sync, Imap o.Ä. eingebunden sind.
Doch wie kannst du das nun für dein iPhone oder iPad einrichten?

Bisher sieht Microsoft die Synchronisierung einer sog. "SharedMailbox" nicht vor und solange sich das nicht ändert hilft uns das bekannte IMAP-Protokoll, um das Postfach einzubinden:

IMAP Konto einrichten

Wir fügen also einen neuen Account hinzu und wählen IMAP als Option

IMAP einrichten - Eingangsserver

Die nötige Syntax zur Verbindung besteht aus dem Usernamen des Anwenders (E-Mail-Adresse) und dem Accountnamen des benötigten Postfach - Beispiel: [e-mail]

Als Kennwort dient das persönliche Kennwort des Anwenders.

Office 365 Anwender geben als Hostnamen "outlook.office365.com" an. Verschlüsselt mit SSL über Port 993. Näheres hier: LINK

SMTP einrichten - Ausgangsserver

Die nötige Syntax zur Verbindung besteht hier rein aus dem Usernamen des Anwenders - Beispiel: [e-mail]

Als Kennwort dient wieder das persönliche Kennwort des Anwenders.

Als Hostname wird "smtp.office365.com" benötigt und TLS über Port 587.

Zu beachten:

Diese Funktion wird offiziell nicht von Microsoft unterstützt und die Funktionalität kann daher u.a. abhängig von iOS-Version nicht garantiert werden.

Ein weiterer Unterschied zum normalen Postfach ist, dass die Initiative zur Mailabholung immer vom Client ausgehen muss. Der Abfrageintervall kann im Konto eingestellt werden, es ist allerdings zu beachten, dass ein hoher Intervall zu Lasten des Akku und Datenvolumen geht.

Pber diese Funktion lassen sich EMails synchronisieren. Kalender und Kontakte des Freigegebenes Postfaches können hiermit nicht angezeigt werden.